การที่จะกล่าวหรือ อธิบายถึง องค์ประกอบของระบบว่า ประกอบด้วยอะไรบ้างนั้น ขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของผู้เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งจะไม่เหมือนกัน แต่โดยทั่ว ๆไปแล้วมักจะแบ่งองค์ประกอบ ออกเป็น 2 องค์ประกอบใหญ่ ๆ คือ
1. องค์ประกอบแบบ 6 M
-Man คน
-Money เงิน
-Material วัสดุ
-Machine เครื่องจักร
-Management การบริหารระบบ
-Morale ขวัญและกำลังใจ
ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1.1 Man หมายถึง บุคลากร หรือ ผู้ที่จะต้องเกี่ยวข้องกะระบบงาน หรือหมายถึงทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบนั่นเอง อาจจะประกอบไปด้วยผู้บริหารระดับต่างๆ ซึ่งจะมีทั้งผู้บริหาร ระดับสูง ระดับกลาง และระดับปฏิบัติงาน และอาจจะประกอบด้วยนักวิชาการในระดับต่างๆ แต่จะนับรวมลูกค้าหรือ ผู้บริโภค ซึ่งเป็นผู้ที่มีความสำคัญไม่น้อยของระบบด้วยหรือไม่ ก็ย่อมสุดแล้วแต่นักวิชาการทางด้านบริหารระบบจะตัดสินใจ
1.2 Money หมายถึง เงินหรือทรัพย์สินที่มีค่าเป็นเงินของระบบ เช่น เงินทุน เงินสด เงินหมุนเวียน เงินค่าใช้จ่าย หรือเงินรายรับ รายจ่ายต่างๆ เหล่านี้ เป็นต้น ถ้าการเงินของระบบไมดีพอแล้ว ระบบนั้นย่อมจะประสบกับความยุ่งยากหรือ อาจถึงแก่การหายนะได้ เพราะฉะนั้น ระบบธุรกิจทุกชนิดจะต้องมีความระมัดระวัง ในเรื่องของการเงินเป็นพิเศษ
1.3 Material หมายถึง ตัวสินค้าหรือ วัสดุที่ใช้ในการผลิตสินค้า ซึ่งเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่มีความสำคัญของระบบไม่น้อย ปัญหาในเรื่อง Material หรือสินค้าและวัสดุนี้ มี 2 ประการใหญ่ๆ
1.3.1 ประเภทแรกเป็นการขาดแคลดวัสดุ เช่น การขาดวัตถุดิบสำหรับใช้ในการผลิตสินค้า ของโรงงานอุตสาหกรรม
1.3.2 ประการที่สอง คือ การมีวัตถุดิบมากเกินต้องการ เช่น มีสินค้าที่จำหน่าย หรือขายไม่ออกมากเกิดไปนั่นเอง
1.4 Machine หมายถึง เครื่องจักร อุปกรณ์ และเครื่องมือเครื่องใช้ในโรงงาน หรือในสำนักงาน ซึ่งนับว่าเป็นองค์ประกอบที่สร้างปัญหา ให้กับระบบอย่างสำคัญประการหนึ่ง เหมือนกัน
1.5 Management หมายถึง การบริหารระบบ ซึ่งเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ทำให้ระบบเกิดปัญหา เพราะการบริหาร ที่ไม่ดีหรือการบริหาร ที่ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ขอสภาวะแวดล้อม หรือไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม เศรษฐกิจและการเมือง
1.6 Morale หมายถึง ขวัญและกำลังใจของบุคคลในระบบ หรือหมายถึง ค่านิยมของคนที่มีต่อระบบหรือต่อองค์กรมากกว่า ซึ่งเป็นค่านิยม ของคนในระบบที่มีขวัญและกำลังใจ ในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
2. องค์ประกอบแบบ 4 ส่วน
2.1 Input ข้อมูลหรือระบบข้อมูลที่ใช้เข้าสู่ระบบเพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้ในการสารสนเทศเพื่อการบริหาร หรือเพื่อการตัดสินใจ ข้อมูลหลายอย่างมีอยู่หลายลักษณะด้วยกัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อสินค้าเป็นต้น
2.2 Processing
*การปฏิบัติงานตามขั้นตอนต่างๆ
*การควบคุมการปฏิบัติงาน
*การตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน
*การรวบรวมผลข้อมูล
*การตรวจสอบข้อมูล
*การ Updateข้อมูล
*การนประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้ Output
2.3 Output ผลการปฏิบัติงานต่างๆ
*ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงาน
*ข้อมูลที่ได้จากการประมวลผล
*ใบรายงานต่างๆ จากการปฏิบัติงาน
*ใบบันทึกการปฏิบัติงาน
*การทำทะเบียนและบันชีต่างๆ
2.4 Feedback ข้อมูลย้อนกลับ หรือผลสะท้อนที่ได้จากการปฏิบัติงาน
กระบวนการ
กระบวนการ คือ การแสดงถึงการทำงานแต่ละ ขั้นตอนซึ่งอธิบายให้เห็น คือ
- สิ่งที่ถูกกระทำ
- จะทำเมื่อไร
- ใครเป็นคนทำ
- จะทำอย่างไร
ซึ่งในการจะทำการศึกษาระบบใดๆ ก็ตามจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของระบบ นั้นๆ ให้ดีก่อนโดยการอาศัย คำถามข้างต้น 4 ข้อ มาถามตนเองอยู่ตลอดเวลา